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如何「正確的」使用統一發票呢?新手老闆們該注意的發票細節

by 狸小路
如何「正確的」使用統一發票呢?新手老闆們該注意的發票細節

今天狸小路稅務悄悄話要來跟大家分享的是如何正確的使用統一發票?在本篇文章裡,會告訴你幾個重點:包括購買發票的事項,使用發票時應注意的事項,寫錯時的處理,以及當月如果未使用發票時的處理,一起來看看吧!

一、統一發票之申請:

在公司或行號的設立流程裡,在市府或經濟部辦理完成設立登記之後,必須再接著到當地的國稅局辦理「營業登記」,這裡的「營業登記」,指的就是稅籍登記,用來告訴國稅局,你的公司或店鋪要開始在當地營業了,這是個很重要的動作,不論網拍或是實體店鋪,在營業之前建議您都要辦理營業(稅籍)登記。

辦理完營業登記之後,會收到國稅局的公文,告知準備領取購票證的事項。

不過,只有在首次領用統一發票的時候,國稅局稅務員多半會非常注意營業人的狀況,擔心你是虛設行號,或是擔心你的個資是被人冒用,因此會詢問許多的問題;比方說,您的營業項目?您營業的天數?您的營業地點等等;假如您擔心自已不知講了什麼合不合適的話,也可以委託狸小路稅務悄悄話的專業記帳士,陪同您一起到國稅局,或是直接委任我們記帳服務的業務,會直接協助您處理,有關於公司(行號)記帳報稅的事宜。

稅務員詢問您上述問題之後,會請您填寫領購票證的申請書,之後到旁領取自行加工製作購票證,日後在您出售或提供服務時要開立發票,假如公司或商店開立的不是電子發票的話,就必須加蓋統一發票專用章及負責人印章,以憑購票證購買統一發票。

二、購買發票:

如果委託事務所辦登記或記帳的案件,通常會由事務所代買發票,但有些公司不想由事務所保管統一發票章,或希望事務所是純記帳的時候,可能會將購票證留置在公司。特別是公司或行號剛設立的階段,多半國稅局稅務員會出現管制發票手段,前三期(營業稅申報,兩個月為一期,三期即是6個月)購買前,必須要先向當地國稅局稅務員申請解禁,才能向農會購買。


三、統一發票常見的問題統一整理:

如何「正確的」使用統一發票呢?
(一)什麼時候該開二聯式?什麼時候該開三聯式?

(1)顧客要申報營業稅,例如公司、行號;那麼顧客必需取得三聯式發票才能拿去扣抵他的營業稅,所以店家要開立三聯式發票,但一定要客戶提供「統一編號」及「公司名稱」。

(2)顧客不必申報營業稅,例如個人、學校、醫院、事務所..等等,那麼開二聯式發票給買方,不過有些不必申報營業稅的人,像是學校、醫院,可能會要求開三聯式發票, 這個時候,只要買方能提供「統一編號」及「名稱」,那麼開三聯式發票給顧客也是可以的。

(二)統一發票書寫錯誤者,該如何處理?

(1)當月發現:應作廢重開,將誤寫之發票收執聯及扣抵聯註明「作廢」字樣,黏貼於存根聯上,於當期統一發票明細表註明。
(2)次月始發現,應退回賣方重開,其重複繳納稅款部分,應專案報請稽徵機關處理

(三)統一發票書寫錯誤,可否塗改或蓋章處理?

請將發票作廢重新開立,並將誤寫之發票收執聯及扣抵聯註明「作廢」字樣,黏貼於存根聯上,並且要在於當期統一發票明細表註明。

(四)買受人名稱及統一編號寫錯可否更改?

營業人開立統一發票書寫錯誤者,應作廢重開,並將誤寫之統一發票收執聯及扣抵聯註明「作廢」字樣,黏貼於存根聯上,於當期之統一發票明細表註明。 (統一發票使用辦法第24條)

(五)發票小寫數字寫錯,到底要不要作廢?

一、按「營業人開立統一發票書寫錯誤者,應另行開立,並將誤寫之統一發票收執聯及扣抵聯註明「作廢」字樣,黏貼於存根聯上,於當期之統一發票明細表註明」、「營業人開立統一發票金額書寫錯誤,未依統一發票使用辦法第24條規定作廢重開,除涉及依營業稅法第51條及第52條規定處罰者外,應依營業稅法第48條第1項規定處罰。」、 「依加值型及非加值型營業稅法第四十八條規定應處罰鍰案件,符合下列規定之一者,免予處罰:三、營業人開立統一發票應行記載事項錯誤,於未經檢舉、未經稽徵機關或財政部指定之調查人員進行調查前,已主動向稽徵機關更正及報備實際交易資料,其開立與營業人之統一發票各聯錯誤處並已更正,且更正後買賣雙方確實依該實際交易資料申報,無短報、漏報、短開、溢開營業稅額。」分別為統一發票使用辦法第24條、財政部89年11月7日台財稅第890457667號函釋及稅務違章案件減免處罰標準第16條第3款所明定。

二、營業人開立統一發票,因金額係屬應行記載事項之一,如有書寫錯誤,應依前揭規定作廢重開,以免遭受處罰

(六)公司抬頭跟統一編號有塗改呢?可否蓋負責人章就好?

一、按「營業人開立統一發票,應行記載事項未依規定記載或所載不實者,除通知限期改正或補辦外,並按統一發票所載銷售額,處百分之一罰鍰,其金額不得少於新臺幣一千五百元,不得超過新臺幣一萬五千元。屆期仍未改正或補辦,或改正或補辦後仍不實者,按次處罰。前項未依規定記載或所載不實事項為買受人名稱、地址或統一編號者,其第二次以後處罰罰鍰為統一發票所載銷售額之百分之二,其金額不得少於新臺幣三千元,不得超過新臺幣三萬元。」、「營業人開立統一發票,除應分別依規定格式據實載明交易日期、品名、數量、單價、金額、銷售額、課稅別、稅額及總計外,應依下列規定辦理。 ……」分別為加值型及非加值型營業稅法第48條及統一發票使用辦法第9條所明定。

二、綜上所述,買受人名稱、地址、統一編號、交易日期、品名、數量、單價、金額、銷售額、課稅別、稅額及總計均為統一發票應行記載事項,如有書寫錯誤,目前並無特別解釋可蓋章更正重新開立,仍應依統一發票使用辦法第24條規定作廢重開,以免遭受處罰。

(七)開立二聯式統一發票金額錯誤,無法作廢重開將如何處罰?

營業人開立二聯式統一發票金額錯誤,因無法聯絡消費者而未依統一發票使用辦法第24條規定作廢及另行開立,除有涉及依營業稅法第51條及第52條規定處罰者外,應依營業稅法第48條第1項規定,按統一發票所載銷售額,處百分之一罰鍰,其金額最低不得少於1500元,最高不得超過15000元。另依稅務違章案件減免處罰標準第16條第1款規定,依營業稅法第48條規定應處罰鍰案件,若營業人開立統一發票,每張所載之銷售額在1000元以下、銷售額較實際銷售額短(溢)開1000元以下或營業稅較實際營業稅短(溢)開50元以下者,免予處罰。

該局進一步說明,依稅務違章案件減免處罰標準第16條第1款規定所稱「每張所載之銷售額」,應以已開立統一發票所載之銷售額為認定標準,如無減免處罰標準適用者,則依財政部90年11月22日台財稅字第0900456423號令規定,依營業稅法第48條第1項規定處罰者,應以該張統一發票之「正確銷售額」為罰鍰計算基準。

如A商家正確應開立二聯式收銀機統一發票,實際銷售額為190元(含稅後應開立金額為200元),誤植為20000元,未依規定作廢及另行開立,除應向所轄稽徵機關核備外,因誤開之金額不符前揭減免處罰標準,仍應依營業稅法第48條第1項規定,以該張發票應開立之正確銷售額190元為罰鍰計算標準,處以最低1500元罰鍰。

(八)手開發票的備註欄可以塗改嗎?

一、依統一發票使用辦法第24條規定:「營業人開立統一發票書寫錯誤者,應另行開立,並將誤寫之統一發票收執聯及扣抵聯註明『作廢』字樣,黏貼於存根聯上,於當期之統一發票明細表註明。」

二、所以,營業人開立之統一發票僅備註欄內書寫錯誤,仍應依統一發票使用辦法第24條規定,另行開立統一發票

(九)甲公司銷售貨物予乙公司,會計人員不慎將開立書寫錯誤之統一發票交付予乙,嗣後乙公司因故拒絕退回發票,甲公司應如何處理?

營業人銷售貨物或勞務,開立書寫錯誤之統一發票交付買受人,如買受人已提出申報扣抵或因買受人拒絕退回,致賣方營業人無法收回該統一發票收執聯、扣抵聯作廢重開者,其屬買方營業人已申報案件,應由賣方營業人向主管稽徵機關申請更正錯誤之統一發票,再由賣方營業人所在地主管稽徵機關通報買方營業人所在地主管稽徵機關依法辦理

至屬買方營業人尚未申報案件,則由賣方營業人向主管稽徵機關申請註銷錯誤之統一發票,再依交易事實重新開立正確之統一發票交付買受人,並由賣方營業人所在地主管稽徵機關通報買方營業人所在地主管稽徵機關

(十)當月份空白未使用之統一發票,該怎麼處理?

營業人當期購買之統一發票剩餘空白未使用部分,除收銀機統一發票應於申報銷售額時,繳回主管稽徵機關銷燬外,其他統一發票應予截角作廢保存,以供稽徵機關抽查,並於填報統一發票明細表載明其字軌及起訖號碼。

(十一)統一發票遺失,應怎麼辦?

(1)遺失空白發票:應即日敘明原因及遺失發票種類、字軌號碼,向主管稽徵機關報核
(2)遺失存根聯:取得買受人蓋章證明之原收執聯影本代替。
(3)遺失扣抵聯或收執聯:取得原銷售營業人蓋章證明之存根聯影本或以未遺失收執聯之影本自行蓋章證明者,得以影本替代扣抵聯或收執聯作為進項稅額扣抵憑證或記帳憑證。

(十二)開立發票後請業務轉交給客戶,但業務不慎遺失發票,現客戶要求重開發票重新請款,該如何處理?

一、依統一發票使用辦法第23條第3項規定,營業人遺失統一發票扣抵聯或收執聯,如取得原銷售營業人蓋章證明之存根聯影本,或以未遺失聯之影本自行蓋章證明者,得以該影本替代扣抵聯或收執聯作為進項稅額扣抵憑證或記帳憑證。

二、本案營業人銷售貨物或勞務已開立統一發票交付買受人,惟買受人因故未將所收受之進項統一發票收執聯及扣抵聯列帳,亦未申報扣抵銷項稅額,銷方營業人可憑買受人退回之原開統一發票收執聯及扣抵聯或買受人簽立之發票遺失且未申報扣抵銷項稅額切結書專案申報主管稽徵機關,經稽徵機關查明屬實後,其溢付稅額,准予留抵或退還。

(十三)一次交易中有不同課稅別之貨物,如何開立發票?

同一買受人一次交易事項中包括不同課稅別之貨物或勞務時,應按應稅、免稅與零稅率分別開立,並於統一發票明細表課稅欄註記。

(十四)不慎將存根和收執聯放反了,無法找到買受人,僅留有收執聯?

按統一發票給獎辦法第5條第1項規定,中獎之統一發票,已載明買受人者,以買受人為中獎人;未載明買受人者,以中獎統一發票收執聯或電子發票證明聯持有人為中獎人。

因此,依上開法令規定,營業人若未將收執聯交付買受人收執,若該等統一發票中獎時,恐影響買受人之兌獎權益。

(十五)銷售貨物何時開立統一發票?

銷售貨物,應於發貨時開立統一發票,但發貨前已預收的貨款,應於收款時先行開立統一發票。若買賣雙方書面約定銷售的貨物須經買受人承認,買賣契約始生效力者,則於買受人承認時開立。

(十六)營業人開立發票後,發生銷貨退回,應如何處理?

(1)開立統一發票之銷售額尚未申報者,應收回收執聯(營業人之收執、扣抵2聯)黏貼於原存根聯上並註明「作廢」。但買受人為營業人,且原統一發票載有買受人之名稱及統一編號者,得以買受人出具之銷貨退回、進貨退出或折讓證明單代之。

(2)開立統一發票之銷售額已申報者,如買受人為營業人,應取得買受人出具之銷貨退回、進貨退出或折讓證明單,但以原統一發票載明買受人名稱、統一編號者為限。

(3)開立統一發票之銷售額已申報者,如買受人為非營業人,除應取得買受人出具之銷貨退回、進貨退出或折讓證明單外,並應取回原收執聯或影本,但訂有合約,且原 發票載明買受人名稱及地址者,可免收回收執。

(十七)每筆銷售額未滿五十元之交易如何開立統一發票?

營業人每筆銷售額與銷項稅額合計未滿新臺幣五十元之交易,除買受人要求外,得免逐筆開立發票,但應於每日營業終了時,按總金額彙開一張統一發票,註 明「彙開」字樣,並於當期統一發票明細表備考欄註明「按日彙開」。但使用收銀機開立統一發票或使用收銀機收據者,不適用彙開之規定。

(十八)持用簽帳卡(信用卡)之買受人者,如何開立發票?

營業人銷售貨物或勞務與持用簽帳卡(信用卡)之買受人者,除開立二聯式收銀機統一發票者外,應於發票備註欄載明簽帳卡號碼之規定。

(十九)利用網路銷售貨物,也要依規定開立發票嗎?

隨著網路時代來臨,各行各業無不利用網路擴展行銷通路,南區國稅局提醒營業人,無論使用何種管道銷售貨物,均應依規定開立發票,以免遭查獲補稅受罰。

南區國稅局近日查獲一案例,甲君於99年間將鉅額資金匯至印尼乙君帳戶,甲君主張匯款用途係與親友共同於印尼投資燕窩生意,惟經該局深入追查,發現甲君帳戶每日收取轉帳存入金額零星、筆數頻繁,疑似貨款。經向匯款人查證資金用途,均表示係透過奇摩等網路拍賣交易平台購買燕窩,並未取得統一發票。甲君坦承,名下A公司經營燕窩批發零售業務,其帳戶匯入資金是該公司銷售貨物收入,而匯出資金則是代公司轉付印尼進口貨款。該局核定A公司未依規定開立發票短漏報銷售額計3千餘萬元,應補徵及處罰稅款計5百餘萬元。該局特別呼籲,如有類似情況,應趕緊依稅捐稽徵法第48條之1規定自動補報並補繳所漏稅額,切莫心存僥倖,以免遭處罰。

(二十)營業人誤將他公司之進項統一發票,作為進項憑證扣抵銷項稅額,會被處罰嗎?

財政部高雄市國稅局表示:為鼓勵營業人使用網際網路或電磁紀錄媒體申報,特別於「稅務違章案件減免處罰標準」第15條第2項規定,依加值型及非加值型營業稅法第51條規定應處罰鍰案件,有屬使用電磁紀錄媒體及網際網路申報營業稅之營業人,因『登錄錯誤』,其多報之進項稅額占該期全部進項稅額之比率及少報之銷項稅額占該期全部銷項稅額之比率,分別在5﹪及7﹪以下者,免予處罰。

所稱『登錄錯誤』,係泛指使用媒體申報之營業人登錄進銷項資料所發生之各種錯誤,包括資料登錄錯誤、漏登錄及重複登錄等情形。因此,營業人以非其所有之統一發票,充作進項憑證,申報扣抵銷項稅額,非屬「資料登錄錯誤」、「漏登錄」及「重複登錄」等各種錯誤,無「稅務違章案件減免處罰標準」第15條第2項第1款及第2款免罰規定之適用

該局進一步說明,如上例營業人以其他營業人之進項憑證金額計100,000元(不含稅),作為進項憑證扣抵銷項稅額,虛報進項稅額5,000元,非屬登錄錯誤事項,雖其採網際網路申報且多報之進項稅額占該期全部進項稅額之比率在7﹪以下,仍不符免罰規定,應依加值型及非加值型營業稅法第51條第1項第5款規定,按所漏稅額處5倍以下罰鍰。

(二十一)營業人銷售貨物或勞務時,如有預收訂金,應於何時開立統一發票?

財政部南區國稅局表示,營業人銷售貨物或勞務,應依「營業人開立銷售憑證時限表」規定之時限,主動開立統一發票交付買受人。如有預收訂金,應於收款時開立統一發票

該局說明,隨著網路資訊之發達,網路揪團購買具有特色之商品,已非常普遍,營業人往往要求消費者先匯款後再出貨,常有營業人以為尚未出貨,交易未完成,所以收到匯款後沒有開立發票給消費者,其實營業人已經違反「營業人開立銷售憑證時限表」規定。依該時限表規定,營業人銷售貨物應於發貨時開立發票,但發貨前已收貨款部分,應先行開立發票,所以營業人在收到匯款後就應該依規定開立發票。

該局呼籲營業人,於消費者購物付款時,應立即開立統一發票,如有未依規定開立發票情形者,應儘速依稅捐稽徵法第48條之1規定,自動向該局所轄分局、稽徵所補報補繳所漏稅款,以免經查獲而受罰。

(二十二)免用統一發票收據是否可以不用蓋上免用統一發票專用章? 店家印章只需有店名及統編即可?

一、相關法令規定如下: (一)加值型及非加值型營業稅法第32條第1項:「……但營業性質特殊之營業人及小規模營業人,得掣發普通收據,免用統一發票。」 (二)稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第22條第1項:「各項外來憑證或對外憑證應載有交易雙方之名稱、地址、統一編號、交易日期、品名、數量、單價、金額、銷售額及營業稅額並加蓋印章。……」

二、現行相關法令並無規定「免用統一發票專用章」格式,免用統一發票營業人開立收據作為對外憑證時,應依上開規定載明交易雙方之名稱、地址、統一編號、交易日期、品名、數量、單價、金額並加蓋印章

(二十三)開過的發票應保存幾年? 過了保存期限該如何處理?銷毀是否需造銷毀清冊送國稅局?

一、按「依稅法規定應自他人取得之憑證及給予他人憑證之存根或副本,應保存5年。」、「營利事業之各項會計憑證,除應永久保存或有關未結會計事項者外,應於會計年度決算程序辦理終了後,至少保存5年。」分別為稅捐稽徵法第11條及稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第27條所明定。因統一發票亦屬會計憑證之一,是以適用前揭法令,保存期限至少為5年

二、至於手開發票逾保存期限如何銷毀之問題,目前各地區國稅局尚無代為銷毀之服務,請自行銷毀。

三、貴公司(商號)手開發票逾保存期限自行銷毀後,毋須製作銷毀清冊送國稅局。

結語:看完本篇文章,我們可以瞭解到三件事情:

  1. 購買統一發票,必須攜帶購票證+統一發票專用章+負責人小章
  2. 關於統一發票的使用,除了必須遵守營業稅法之外,還要留意統一發票使用辦法的規定,但凡開立、開錯、未用、用錯期都有相關的規定和罰則,如果要自行處理帳務,最好對上述有稍為的瞭解,以避免莫名奇妙踩了稅務地雷,遭受處罰。
  3. 如果對稅務規範不是太過於熟悉,企業的規模也還不到請專職會計的情況,也可以委託狸小路稅務悄悄話事務所來協助您,或是直接委任我們記帳服務的業務,會代理協助您處理有關於統一發票跟後續記帳報稅的相關事務,讓您可以專心致力公司本業的業務拓展。

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最後更新日期: 2020-11-13

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