讀者詢問:委外記帳要準備哪些文件?委託記帳注意事項

分享委外記帳請事務所處理帳務要準備哪些文件?以及如何查詢你所委託的事務所是否合法。 如果你也是剛成立公司行號的老闆,不妨可以留意一下文章中提到的注意事項。

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委外記帳要準備的文件

嗨嗨大家,今天要來跟大家分享委外記帳請事務所處理帳務要準備哪些文件?以及如何查詢你所委託的事務所是否合法。如果你也是剛成立公司行號的老闆,不妨可以留意一下文章中提到的注意事項。詠雋稅務記帳士事務所,新竹記帳推薦,公司報稅,新竹會計師推薦,桃園記帳推薦,竹北會計師 推薦

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會寫這一篇文章的起因,是因為有讀者寫信來詢問:

我的店剛成立,小型行號老闆們都是找仿間記帳士報帳的嗎?
因為我剛才打去問一般會計事務所或記帳士要拿公司大小章和統一發票章還有身分證影本/營登影本等這不是等於把公司所有資料連同個人資料外洩嗎?
應該是很危險的吧?

首先,先說明一下,這不是狸小路稅務悄悄話的工商登記客戶,狸小路也沒有辦理這位讀者的記帳或其他業務,會收到這樣的信件內容,還蠻訝異的。
既然有讀者朋友想知道,那我們今天就來跟大家分享一下,為什麼請事務所或記帳士會要以下的東西?

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委外記帳是什麼?包含哪些項目?

所謂的委外記帳,指的是將公司的稅務申報工作及記帳處理的工作交給會計師或是記帳士事務所來處理,一整年度的稅務申報及按月記帳的工作。

原因因為一間公司的負責人通常是老闆,在創業初期,可能要忙於開發公司的業務,而公司裡又沒有聘請專任的會計人才,去處理公司的帳務及稅務申報工作,因此公司將稅務申報及記帳工作交給事務所處理。

讓事務所在稅務申報的時間裡處理公司的稅務申報工作,而稅務申報完成後,就接續帳務處理的工作,因此「記帳服務」及「稅務申報」其實是合在一起的配套服務。當然委託事務所做服務,就自然會有收費的問題。因為是兩項不同的服務。因此收費才會是一個月基本NT$2,000

一般而言,因為事務所提供的記帳服務有通常會配合稅務申報時程表,因此記帳和報稅最好在一起給同一家事務所,所以一般在記帳服務報價中都會內含營業稅申報。不過如果跟事務所殺價談低記帳費,即便事務所讓步,也會有不好的帳務品質。比方說:因為帳務費用太低,導致事務所只有整理並申報營業稅外,並未編製傳票,也未記帳。結果國稅局抽查無帳簿直接被罰。

記帳服務包含哪些項目?

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前面我們談到如果公司將稅務申報及記帳處理工作交給會計師或是記帳士事務所來處理,一整年度的稅務申報及按月記帳的工作。那麼有可能每期(每兩個月)就有記帳費的支出,既然要有支出,那就得必須先瞭解事務所提供哪些服務才不會成了冤大頭。

  • 代領購票證(看管區)
  • 代購統一發票(每期一次為限)
  • 進銷項憑證整理統計
  • 進項扣抵稅額計算及裝冊(限有提供扣抵聯的企業)
  • 營業稅零稅率清單之製作
  • 營業稅繳款書製作及寄送
  • 營業稅申報書製作及申報
  • 進銷項憑證之分類整理
  • 記帳傳票之製作並記帳
  • 提供暫結報表

代領購票證:
基本上這個服務我們有提供,但是要看管區的意願,通常新設立的案件,有許多管區不接受代領,尤其國稅局新竹分局,喜歡與營業人聊聊天,瞭解你的公司:是不是虛設行號,你可以說他們謹慎,也可以說他們想關心您的企業。

稅務申報包含哪些項目?

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  • 營業稅申報:針對在境內銷售貨物或勞務及進口貨物之行為課稅。一般稅率5%。
  • 營利事業所得稅申報:每年結算營利事業所得,依所得稅法繳納所得稅。目前為20%。
  • 未分配盈餘申報:未分配盈餘加徵5%所得稅之計算與申報。
  • 所得稅暫繳申報:政府為財政需要,先行收取當年度營所稅。(依上年度營所稅繳納稅款半數收取)
  • 各類所得扣繳及股利憑單申報:凡是沒有拿到發票與收據的公司支出(也就是對方的所得),有可能都必需報扣繳憑單,比方說:公司外包給部落客寫文章
  • 股利憑單申報:公司賺錢年度分配股利給股東時,隔年一月辦理的申報
  • 董監事酬勞、員工紅利之扣繳憑單申報

綜合所得稅的申報,要看公司或是行號。行號的負責人的綜合所得稅申報與公司股東、董事、負責人的申報方式不同。申報錯了就會有罰則,如果不清楚如何申報還是委託事務所處理較不會有漏報被罰的問題。

委外記帳,請事務所處理帳務要準備哪些文件?

一般來說,委託事務所處理帳務會有兩種情形,如果你是該設立的公司行號,要委託事務所處理帳務,相對上來說較少,底下會分別說明準備的理由及原因。而從現行事務所轉帳要提供的話就必須準備較多,但我們不收轉帳案件,因此這邊單純就新設立案件分享:

委外記帳新設立行號:

  • 統一發票章
  • 負責人、合夥人身分證證明文件
  • 設立登記證明文件(電子掃瞄檔/影本)
  • 購票證
  • 租約
  • 房屋稅稅單
  • 工商憑證

委外記帳新設立公司:

  • 統一發票章
  • 負責人、股東、董事身分證證明文件
  • 設立登記證明文件(電子掃瞄檔/影本)
  • 購票證
  • 租約
  • 房屋稅稅單
  • 會計師簽證費收據
  • 章程
  • 工商憑證

委外記帳提供設立證明文件及印章的用途是什麼?

委外記帳提供設立證明文件的原因:

首先說明一下,開立統一發票的行號,基本上和公司一樣,有每兩個月申報營業稅的義務,兩者在盈餘與營所稅的申報方式有所區別而已。當然營業稅未按期申報,就會收到國稅局給的NT$1200罰款,但後續仍然你要繼續申報。

因此,像證明文件、合約、稅單的部分,都是事務所在接受公司委託之後,為了完成公司委託的申報工作,建檔時所必須要的內容。

舉個例子:如果公司沒有提供租約給事務所,事務所既沒有千里眼也沒有到你的公司裝監視器,如何得知你的營業地址到底所有權人是誰?要不要進行扣繳的工作?還是已有法院背好書,根本不用扣。會計師資本簽的收據也是同樣的情況。

因此,當身為負責人的你,決定把公司的帳務委託給事務所處理時,就要請您提供基本的公司資料給事務所,事務所得到您提供的資料後,才能進行基本的建檔,幫您完成定期性的稅務工作及帳務處理。

委外記帳提供發票章及負責人印章的原因:

還記得我們上面有談到事務所代購統一發票的服務,也曾在公司成立 | 公司設立完後,新手老闆該知道的8件大事!中跟大家分享,購買發票必須要有購票證及請購單,如果公司沒有提供統一發票章及負責人小章給事務所,事務所在處理這項業務時,就可能無法順利進行。

除此之外,公司還可能有不慎開立發票,但事務所已進行稅務申報,後續公司端又要申請專案作廢發票的情形,這時如果沒有公司統一發票章,那在管區要求公司送作廢重開申請書及人工補申報的401表或401加減表的時間就會延宕,進而會影響退稅或留底的時間。

當然如果公司採電子發票的,一旦發票申報出去後,必須先向所在地主管稽徵機關提交發票作廢申請,取得專案作廢核准文號,才可進行該張發票作廢。老實說,如果公司非常在意,也可以自行保管印鑑。

但遇到像購買發票的工作可能就是公司要自行處理。而作廢重開的事情就要請公司特別郵寄正本或專程拿到事務所,這樣耗費的時間和人力,是否真的划算,就要自行評估了。但與其那麼不放心,那麼不妨直接找讓你安心交付帳務稅務工作的事務所,委託對方處理這個會計財務的重擔,專心開發拓展公司的業績,讓公司的營運早日上軌道,營業額蒸蒸日上不是比較開心?但千萬別因為不放心或為了選擇節省帳務費,而自已記帳,那可就因小失大了。

除此之外,如果你委外記帳的事務所是有制度的話,也會把這些資料整理成一個檔案夾卷宗管理。當有哪日取消委任,除了請您填個簽收單,全部一併領回去外加錄影存證。當然這一點,就要看你找的事務所素質如何而定。

公司登記的大章要不要提供?

其實就看事務所的作業和風格,有提供通常在處理客戶的案件進度上會較快一點,沒有就是比較冗長的時間;因為像是公司作廢發票或是遇到變更事項時,事務所即便製作文件完成,也只能先行擱置文件待用印完成後才送有關主管機關。幸好,現行國稅局營所稅申報已不需再蓋公司大小章,不然若有企業不提供公司登記的大章的話,事務所處理公司的業務應該困難重重。

委外記帳如何得知,對方是合法執業的會計師或記帳士?

有些老闆為了省錢找地下管道記帳,比方說公司剛起步,所以找事務所的小姐記帳,而不是找事務所記。結果在國稅局查稅時,才發現拿不回公司帳冊的情況,時有耳聞,雖然防人之心不可無,但優質、有良心的、具商業道德事務所或會計師也不少。

如果真的很擔心,建議可以直接上財政部的網站去查看看對方是不是合法經營的,還是只是地下管道記帳的沒牌會計系學生/事務所小姐/公司會計出來私接賺外快的案子。

查詢是否為合法的會計師:執業查詢

如果你委託的是會計師事務所,在這裡通常可以查到對方的名字,點「詳細資訊」就會看到對方事務所的資料。

查詢是否為合法的記帳士:執業查詢

尤其記帳士查詢裡,甚至還會看到記帳士們的執業範圍,但營業地址可就不一定正確了,畢竟事務所的地址更換有可能因為業務拓張,而導致更換,即便名冊是按月更新的,而記帳士名冊的更新,不如會計師公會裡的精確,是因為這是政府部門得到的數據,處理名冊的不一定收到後就立刻更新,因此這裡查到的資訊,就很可能仍是落後資訊,但仍能看得出對方是不是合法的事務所。

常見的委外記帳相關問題:

委外記帳會簽約嗎?

以詠雋稅務記帳士事務所來說,接受客戶委託處理帳務要簽約。目的是為了保障客戶,因為客戶才會瞭解我們收費的級距跟提供的內容。雖然這篇文章已大概描述我們提供的記帳及稅務服務的內容,但不如一紙合約在手,較易隨時檢視。

至於合約的長度,則採一年一簽。

購買發票用的私章款式?

原則上沒限制是否必須與公司登記大小章同一顆,同一顆的好處是節省費用,保管不易弄混。

發票章只刻一個?

原本自辦登記因此只有刻一個發票章,那麼就只能請您找原負責的刻印店處理。因為發票章原則上是兩組。
用意是一組由事務所代購發票並作為稅務申報使用。另一組由您開立發票時使用。如果只有一組那有可能有一邊就不能完成工作。

手開紙本發票要自行截角?

為了保障每個客戶的權益,都會請每位客戶自行截角,在把發票送給事務所處理記帳及報稅的工作,但如果客戶忘記截角,我們事後也會用裁紙機截角,截角的目的是為了避免再拿去開或被拿去另作使用。但因為不是每位客戶都有時間處理,在稅務申報後,我們整理進項發票記帳時,亦會替您截角當期申報的手開發票,以保障您的權益。

比方說,您可能必須自行購買公司的發票。又或者說您在專案作廢時,要親自蓋好申請書拿到事務所或郵寄到辦公室。老實說創業已經很忙碌,公司成立之後,時間拿去開發業務都不夠,千萬別給自已找這種麻煩,省這種不必要的小錢,挖坑埋自已。

Summary

關於委外記帳的話題,我們先聊到這邊,希望透過這篇文章的小小整理,幫助對於新成立的企業朋友們,在委外請事務所處理帳務時,要提供哪些文件資料有基本的認識,如果對於我們上述的說明有不懂的,或是對這個議題有興趣,歡迎留言讓我們知道。

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