實用分享 | 企業身分證,工商憑證申請

協助客戶辦工商登記時,都會詢問客戶是否也要申辦工商憑證。通常聽到我們詢問題,客戶的第一個反應是:「工商憑證是什麼?」今天由詠雋稅務記帳士事務所在此與企業分享:何謂工商憑證?以及解答常見的工商憑證問題。
工商憑證申請

詠雋稅務記帳士事務所

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「工商憑證是什麼?」每次客戶來詠雋稅務找我們,協助處理有關公司登記或申請公司的相關業務時,我們都會詢問客戶,是否也要一併申辦憑證業務呢?通常聽到我們這樣詢問,不少客戶的第一個反應多半是滿腹狐疑。今天 詠雋稅務記帳士事務所 在這裡,要來跟大家分享關於工商憑證的一些相關資訊,尤其是中小企業、微型企業的企業朋友,非常鼓勵大家申請的政府服務喔!

工商憑證是什麼?

對於是許多剛創業新手老闆來說,是個陌生的名詞。詠雋稅務在跟大家分享之前想先詢問大家:是否有聽過「自然人憑證」呢?自然人憑證是用來判斷我們自然人在網路上的身分,相對於法人,也就是所謂的公司在網路上判斷身分的卡片,也就是工商憑證這張卡片,它可以說是公司在網路上的電子(識別)身分證。

大家都知道在過去的政府單位全部都是人工作業,但隨科技的進步,政府部門也漸漸的進入使用電腦,導入電子化服務為民眾辦理許多業務(後面會說明);為了在網路上能夠識別公司的身分,因此就要透過工商憑證。

因此,對於公司而言,可說是企業在電子化時代申辦各項政府業務的好幫手!

工商憑證申請的費用、時間:

初次申請必須要支付420的製卡費,同時寄送紙本的申請書,並且蓋上公司的印鑑,寄至當時申請設立公司時的主管機關。

比方說新竹縣登記的有限公司,那必須郵寄至經濟部中部辦公室。如果是設立在板橋或新北,記得要找新北市經濟發展局才對喔!

申請之後大約經過14個工作天,就會拿到一張小小的IC卡版,長得很像健保卡。

工商憑證
工商憑證

大家可以看到上面有發卡日期及有限期間跟卡號,同時有貴公司的統編和名稱。透過這張卡片的查詢及設定服務,就能處理公司與政府部門的業務。


(一)委託申請工商憑證要準備什麼?

委託書

公司大小章

政府規費


(二)拿到工商憑證後請先開卡

請先開卡→記錄貴公司PIN碼→寄給事務所授權。

溫馨提醒:記得要寄來給事務所授權,不然事務所就算想幫公司處理相關的代辦事項,都沒辦法幫得上忙唷!


工商憑證有什麼用途呢?

工商憑證的用途
摘自/經濟部工商憑證應用
營業稅申報可透過憑證申報
摘自/經濟部工商憑證應用
可進行食品登錄
摘自/經濟部工商憑證應用

從上面的圖表裡,我們可以瞭解到公司有了工商憑證之後,最常會遇到的服務大致如:營業稅的申報、公用事業帳務電子帳務、勞健保投保、查詢所得資料等等資訊;不過對於國內的中小企業而言,最常碰到的就是稅務申報及股東申報的業務。

針對營業稅申報下載電子發票的方式,我們先前有介紹過,有興趣瞭解的同學,可以透過這篇文章,至於股東平台的申報,不妨參考這則文章,後續還可以利用工商憑證進行查詢所得資料的功能,我們會再找時間分享,提供給有需要的企業朋友們當參考。


關於工商憑證常見的問題:

工商憑證一定要辦嗎?

工商憑證是一個輔導公司更快進入電子化、並且節省時間、金錢的小工具,但並不是一定要申辦沒有工商憑證,意味著未來公司在申報營業稅申報的時候,必須自行追蹤所有廠商開給你的進項發票,而且除此之外,還要未來在申報公司營所稅時,要自已到國稅局去查調所得。

因此,簡單的說,工商憑證是一個讓企業大幅降低人力成本、同時降低稅務風險,還能證明公司網路身分的小工具。

工商憑證要過期了,該怎麼辦?

和自然人憑證不同的地方是,工商憑證到期後即自動失效, 必須重新申請,不能辦展期

不過,為避免憑證正卡到期之後有無卡可用的情形,建議在工商憑證正卡到期前60天內(日曆天)再次提出申請,拿到新申請之憑證效期日期,會從申請新卡片的當下計算。因此,若公司憑證到期前申請卡片可能會有短時間內持有2張正卡的情形:一張新拿到的,和一張舊的。在這段期間裡,雖然兩張正卡都可以用,但舊正卡到期之後,就自動失效,必須要使用新的卡片。

工商憑證鎖卡了!輸入3次錯誤的PIN碼而遭鎖卡時該怎麼辦?

可以利用「用戶代碼」去解碼。

如果公司是自行辦理必須自已去找當初的用戶代碼,如果當初公司是委託事務所辦理時,通常都會在辦理完成時,事務所同時交付客戶「用戶代碼函」,以避免客戶不小心遺忘PIN碼亦遺失用戶代碼函,造成無法使用卡片的窘境。

而且事務所代辦的好處就是,辦理完成後一定會發送一份到客戶的電子郵件信箱裡,萬一客戶遺失手邊的版本,還可以在信箱中找到,進行解碼。


工商憑證如果自已辦?不委託事務所可以嗎?

  • 公司自已申辦工商憑證當然可以,但仍然要提供給事務所卡片進行授權,否則未來事務所無法進行協助公司任何申報義務及工作。
  • 如果您的公司剛設立建議直接委託事務所辦理較方便,因為事務所併案代辦不收服務費,只收政府規費。
  • 如果公司成立很久了,以前設立時沒一起申辦,現在要用可以選擇自已辦好收到卡片後,開卡完成再給事務所進行卡片授權,不然事務所仍無法協助處理貴公司的委託業務。

Summary

以往推行工商憑證的業務給許多中小企業、微型企業的業主,經常可能不太被認同,畢竟申辦工商憑證業務,尚需收取政府規費。但由於近兩年疫情的緣故,透過工商憑證就能處理好,過去與政府部分申辦業務,縮短辦理的時效。尤其在事業剛起步的階段,老闆們總是要更精打細算,詠雋稅務記帳士事務所推薦貴公司申請這項服務,除了辦理費用不高之外,還能大幅節省創業朋友們的寶貴時間,是很不錯的選擇!

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