沒掃瞄器?Scanbot文件掃瞄,搞定公司登記文件

剛決定好要準備創業,但還沒有自已公司的統編,而家裡又沒有事務機可以處理文件,該怎麼把資料提供給代辦的事務所呢?本篇文章在這邊跟大家分享,透過文件掃瞄,除了能將文件掃瞄成電子檔,傳送給對方,或是透過超商列印都很方便喔!

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前言:

剛決定好要準備創業,但還沒有自已公司的統編,而家裡又沒有事務機可以處理文件,該怎麼把資料提供給代辦的事務所呢?實務上經常遇到來找我們協助時,創業朋友們的困擾。特別是有時候還在工作場合上班,不方便印自已的資料,又不方便特意跑一趟事務所。

在這邊跟大家分享的今天這篇文章的內容是:可利用手機將紙本掃描成電子檔,傳送給對方,只要你的手機可以安裝APP且有相機功能,就可以透過軟體把文件掃瞄好,還可以選擇要儲存的檔案格式,不論是傳給對方,或是透過超商列印都很方便喔!

公司登記的文件:

有限公司設立登記文件:

  • 公司設立登記申請書 
  • 章程影本
  • 股東同意書影本、董事同意書影本(無董事長者免附)
  • 董事願任同意書(董事於股東同意書同意時免附)影本
  • 建物所有權人同意書影本及所有權證明文件影本
  • 會計師資本額查核報告書
  • 股東資格及身分證明文件影本
  • 董事資格及身分證明文件影本
  • 設立登記表 2 份
  • 政府規費

文件掃瞄APP

如果你的手機是iphone的話,請到apple store去下載,如果是安卓手機請到google play去搜尋。

軟體小檔案

軟體名稱:Scanbot
軟體語言:繁體中文,英文……等
開發人員:doo GmbH
官方網站:https://scanbot.io/en/index.html
軟體性質:免費軟體
軟體下載:iPhone 版本Android 版本

Scanbot文件掃瞄器

下載完成之後,初次開啟的畫面:

初次開啟的畫面,可能會出現像左圖的畫面,詢問你要不要訂購付費版服務。

假設你覺得這個小工具只想使用這次的話,可以考慮直接按右上角的「跳過」。

文件掃瞄的功能

按下繼續鈕

接著會出現右圖的畫面,如果覺得這個APP的功能不錯的話,可以考慮訂購它的專業版,文字辨識和自製電子書是很棒的工具。

但若沒有常用到的話,就暫時玩玩體驗版就可以,請點選右上角的「跳過」就可以了。

訂閱電子報

訂閱電子報

接下來會看到希望您訂購電子報的資訊,如果不想被收集個人資料或討厭廣告信的話。

一樣可點選右上角的「跳過」之後會出現下圖的畫面,請點選「好」的按鈕,接下來就可以開始準備掃瞄文件了。

SCANBOT06

接受取用相機邀請

按下「好」之後,我們就可以開始掃瞄辦理公司要登記的文件,比如:負責人的身分證、健保卡等等股東資格及身分證明文件。


手機掃描文件

如果不想把檔案分拆成很多個,可以先按下多頁面,如此一來,就可以一次掃瞄許多檔案,最後APP會自動幫你變成為一個檔案,或是直接按下自動(參閱右圖)的尺寸格式。

「含有計數器的自動鈕」,是由手機自動幫您掃瞄文件,「光」指的是打閃光燈。或是想從相片匯入也可以接最右邊的「匯入」按鈕。

假設在室內或是低光源的地方,可能會出現「找不到物件。手動掃瞄」的字樣,這時候,請按中間的圓圈按鈕,相機就會自動透過app掃瞄。


文件掃描成電子檔

通常掃完文件之後,按右上的保存鍵,就能保留文件。

  • 專業版:可以調節黑白灰度及顏色彩度等細節模式,生成你覺得最清晰的 PDF 效果,非常適合業務或外務工作者使用。
  • 免費版:可以先對文件重新裁剪,等內鍵的頁面矯正功能修正好檔案之後,再按下保存鍵,掃瞄的文件就不會出現拍攝時水平線扭曲的現象。

在這裡,我找了張正仁會計師的專業訓練講義示範給大家看看,如果你拍攝的時候,和我一樣不小心背景雜亂,只要按下裁切,它就會出現原始拍照的樣子,請你自已修改成想要的文件結果。

如果你對狸小路在這天上課的內容有興趣,或想多瞭解一些創業後需要知道的稅務訊息,也可以參考延伸閱讀的文章內容。

  • 延伸閱讀:課後心得-109年查核實務訓練

除此之外,掃描完成後,可以透過軟體在保存檔案的時候,可存為 PDF 檔,或者改存 JPG檔。

若是有使用雲端空間如google drive或是drbox的朋友,在外可透過本應用程式先行拍照,到辦公室時再做文件編輯或撰打,或是透過這個app傳送資料或檔案給事務所,節省大量寶貴的時間,並且免去舟車的勞頓往返喔!


常見設立文件的掃瞄問題:

Q:現在手機這麼方便,拍給事務所不行嗎?為何一定要掃瞄給你們?

如果只是通知訊息,當然可以不必講究畫質,直接拍給我們就好但是今天我們取得您提供的資料是要呈送主管機關的您提供不清晰的相片檔案,或是提供用廢紙列印出來的檔案給事務所,最終您委託的案件退件,或因此而浪費寶貴的時間,究竟是誰該負擔中間的損失呢?

比方說因為希望節省時間,因此而採用拍照方式,提供給我們的負責人身分證的相片,但因為負責人姓氏解晰度不佳,造成預查名稱時,負責人的温姓打成溫,必須要重新撤銷原來的預查案件,再重新跑過一次預查的程序,還要再支付一次預查的費用。

建議簡單的事情,用效率的方式處理,才不會白白損失不必要的金錢與時間,也才能讓成立公司的流程,走得更順暢。


Summary

以上是手機掃瞄的實用小工具分享,希望對於手邊沒有掃瞄器或者事業剛起步的創業朋友有所幫助。

不過在這裡還是要特別提醒創業者,或是已經成立公司的老闆們,雖然現在智慧型手機的拍照功能很方便,但是相機拍照後的檔案多半經過壓縮,傳送給事務所時,往往要透過電子郵件或是LINE等社群軟體的傳送,導致畫面不易辨認 。

最後,還是建議企業的老闆們,在公司(或商業)申請下來之後,為了長期或未來工作處理方便,還是建議要編排預算去買台掃瞄器,或文書處理設備喔!


更多關於創業大小事、便利小工具的延伸閱讀:

創業大小事:

便利的小工具:

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